Microsoft Access

       Microsoft Access

Es un software que permite gestionar una base de datos. El programa forma parte de Microsoft Office, un paquete de aplicaciones que permiten realizar tareas de oficina.

Una base de datos de Access almacena sus tablas en un solo archivo, junto con otros objetos como formularios, informes, macros y módulos.

Es una de esas aplicaciones que por desconocimiento la mayoría de las veces nunca abrimos 

Historia de Microsoft Access

Microsoft  Fue fundada en 1975 por Bill Gates y Paul Allen (llamados Hackers en esos 
tiempos), ambos eran programadores en las computadoras PDP-10 de Digital
Equipment Corporation.
En el año 1975 colaboraron en el lenguaje BASIC para las computadoras Altair,
esto los llevo a la creación de Microsoft en Albuquerque, Nueva México, USA.
En 1979 se trasladaron a Redmon, Washington.

Versiones de Microsoft Access

Año	Versión	Sistema Operativo	Office suite
1993	Access 2.0	Windows	Office 4.3
1995	Access 7	Windows 95	Office 95
1997	Access 97	Windows, otros	Office 97
1999	Access 2000	Windows, otros	Office 2000
2001	Access 2002	Windows, otros	Office XP
2003	Access 2003	Windows, otros	Office 2003
2007	Access 2007	Windows, otros	Office 2007
2010	Access 2010	Windows, otros	Office 2010
2013	Access 2013	Windows, otros	Office 2013
2006	Access 2016	Windows, otros	Office 2016

Características de Microsoft Access

                        Entre sus principales características se encuentran: Access es gráfico, por lo que aprovecha al máximo la potencia gráfica de Windows, ofreciendo métodos usuales de acceso a los datos y proporcionando métodos simples y directos de trabajar con la información

Ideal para usuarios individuales y equipos más pequeños.

Microsoft Access es conocida como una aplicación de escritorio sencilla que no precisa de ningún hardware o licencia determinada para su funcionamiento. Por ese motivo es ideal para los beneficiarios individuales y dispositivos más pequeños que no solicitan bases de registro más grandes y complicadas por un costo adicional.

Es más fácil de entender y usar que una base de datos cliente – servidor.

Las aplicaciones automatizadas personalmente, como Microsoft Access, se han hecho cargo de numerosas aplicaciones que inicialmente estaban desterradas a la base de registro cliente y servidor en el pasado. Los beneficiarios de Access no precisan someterse a ninguna formación especial para obtener las habilidades necesarias para utilizar la aplicación.

Importa y exporta a otras aplicaciones de Microsoft office

Una de las particularidades más ventajosas de este Microsoft es su capacidad para interactuar con los registros de numerosos programas. Asimismo es más fácil ajustar los registros que se recibieron de otros programas, por ejemplo se logra transferir los registros entre programas, acumula y recopilar los datos a largo plazo, ocasionalmente remite los datos de otros programas como Excel para su análisis.

Plantillas listas para usuarios regulares

Microsoft Access permite a los usuarios a administrar y crear bases de registros, incluso si poseen una práctica mínima en el campo. Esto es viable con la ayuda de diversas plantillas de Microsoft que vienen listas para utilizar. Al abrir un registro de folletos y otros campos precisos que ya se han establecido, le ahorra tiempo y esfuerzo a los usuarios.

Tablas

Una tabla es una colección de datos sobre un tema específico, como productos o proveedores. Al usar una tabla independiente para cada tema, los datos se almacenan sólo una vez. Esto tiene como resultado una base de datos más eficaz y menos errores de entrada de datos. 

Cómo se organizan los datos en tablas

Las tablas organizan datos en columnas (denominadas campos) y filas (denominadas registros).

Cómo relacionar dos tablas

Un campo común relaciona dos tablas de manera que Microsoft Access puede combinar los datos de las dos tablas para ver, modificar o imprimir. En una tabla, el campo es una clave principal (clave principal: uno o más campos (columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un índice exclusivo. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.) Que se establece en la vista Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el diseño de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y páginas de acceso a datos. En la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros existentes.) de la tabla. Ese mismo campo también existe en la tabla relacionada como una clave externa (clave externa: uno o más campos de tabla (columnas) que hacen referencia al campo o campos de clave principal de otra tabla. Una clave externa indica cómo están relacionadas las tablas.).

Formularios

Para ver, escribir y cambiar datos de manera sencilla directamente en una tabla, cree un formulario. Al abrir un formulario, Microsoft Access recupera los datos de una o más tablas, y los muestra en la pantalla con el diseño elegido en el Asistente para formularios, o con un diseño que haya creado en la vista Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el diseño de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y páginas de acceso a datos. En la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros existentes.).

Informes

Para analizar los datos o presentarlos de cierta manera al imprimirlos, cree un informe. Por ejemplo, puede imprimir un informe que agrupe datos y calcule totales, y otro informe de datos diferentes con formato para imprimir etiquetas postales.

Consultas: Obtener respuestas a preguntas

Se utilizan consultas para ver, modificar y analizar datos de formas diferentes. También pueden utilizarse como el origen de registros para formularios, informes y páginas de acceso a datos (página de acceso a datos: página Web, publicada desde Access, que tiene una conexión a una base de datos. En una página de acceso a datos, puede ver, agregar, editar y manipular los datos almacenados en la base de datos. Una página puede incluir también datos de otros orígenes de datos, como Excel.). Existen varios tipos de consultas en Microsoft Access.

Consultas de selección

Una consulta de selección es el tipo de consulta más habitual. Este tipo de consulta obtiene los datos de una o más tablas y muestra los resultados en una hoja de datos en la que puede actualizar los registros (con algunas restricciones). También puede utilizar una consulta de selección para agrupar los registros y calcular sumas, cuentas, promedios y otros tipos de totales.

Consultas de parámetros

Una consulta de parámetros es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra un cuadro de diálogo propio que solicita información, por ejemplo, criterios (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) para recuperar registros o un valor que desea insertar en un campo. Puede diseñar la consulta para que solicite más de un dato; por ejemplo, puede diseñarla para que solicite dos fechas. Access puede entonces recuperar todos los registros que se encuentren entre esas dos fechas.

Las consultas de parámetros también son útiles cuando se emplean como base para formularios, informes y páginas de acceso a datos. Por ejemplo, puede crear un informe de ingresos mensuales basado en una consulta de parámetros. Al imprimir el informe, Access muestra un cuadro de diálogo que solicita el mes para el que se desea obtener el informe. Cuando se especifica un mes, Access imprime el informe correspondiente.

Consultas de tabla de referencias cruzadas

Las consultas de referencias cruzadas se utilizan para calcular y reestructurar datos de manera que su análisis sea más sencillo. Las consultas de referencias cruzadas calculan una suma, una media, un recuento u otro tipo de totales de datos, y se agrupan en dos tipos de información: uno hacia abajo, en el lado izquierdo de la hoja de datos, y otro a lo largo de la parte superior.

Consultas de acción

Una consulta de acción es una consulta que realiza cambios o desplazamientos de muchos registros en una sola operación. Hay cuatro tipos de consultas de acción: 

·         Consulta de eliminación      Elimina un grupo de registros de una o más tablas. Por ejemplo, puede utilizar una consulta de eliminación para quitar productos que ya no se fabrican o de los que no hay pedidos. Con las consultas de eliminación, siempre se eliminan registros enteros, no sólo campos seleccionados dentro de los registros.

·         Consulta de actualización      Realiza cambios globales en un grupo de registros de una o más tablas. Por ejemplo, puede aumentar los precios un 10 por ciento para todos los productos lácteos o bien puede aumentar los sueldos un 5 por ciento al personal de una determinada categoría. Con una consulta de actualización, puede cambiar los datos de las tablas existentes.

·         Consulta de datos anexados      Agrega un grupo de registros de una o más tablas al final de una o más tablas. Por ejemplo, supongamos que consigue nuevos clientes y una base de datos que contiene una tabla con información acerca de estos clientes. Para evitar tener que escribir toda esta información en la base de datos, desea anexarla a la tabla Clientes.

·         Consulta de creación de tabla      Crea una tabla nueva a partir de la totalidad o una parte de los datos de una o más tablas. Las consultas de creación de tabla son útiles para crear una tabla que se desee exportar a otra base de datos de Microsoft Access (base de datos de Microsoft Access: colección de datos y objetos (como tablas, consultas o formularios), que está relacionada con un tema o propósito concreto. El motor de base de datos Microsoft Jet administra los datos.) o una tabla histórica que contenga registros antiguos